• Tālrunis +371 25 157 158
  • E-pasts: help@fiks.lv
  • Darba laiks: Pr. - Pk.: 09.00 - 18.00

Elektroniskā dokumentu uzskaite

Elektroniskā dokumentu uzskaites sistēma FiKS EDU-s

FiKS sistēmā pieejams ienākošo rēķinu reģistrs, kurā atsevišķi tiek uzglabāti visi ienākošie rēķini ar to elektroniskajām failu kopijām. Jebkurā laikā, no jebkuras vietas sistēmā iespējams atvērt ienākošo rēķinu un apskatīt tā elektronisko kopiju. Vairs nav nepieciešams rakņāties pa mapēm, lai atrastu kādu konkrētu dokumentu.

Kā ienākošais rēķins nonāk grāmatvedībā?

    • Biroja administratore vai atbildīgais darbinieks saņem rēķinus no piegādātājiem, ieskenē, un tie automātiski parādās sistēmā. Pats darbinieks veic dokumentu pirmreizējo apstrādi un vajadzības gadījumā pievieno līgumu, pieņemšanas – nodošanas aktu, uz kura pamata jāveic apmaksa.
    • Tālāk apstrādes procesu un dokumenta virzību uzņēmumā starp atbildīgajām personām nosaka iepriekš individuāli noskaņota shēma. Piemēram, pēc pirmreizējās apstrādes dokuments var tikt nosūtīts uzreiz uz grāmatvedību vai uzņēmuma vadītājam apstiprināšanai.
    • Kad rēķins ir nonācis grāmatvedībā, atliek to tikai pārbaudīt un iegrāmatot. Ņemot vērā, ka grāmatvedim ir pieejama dokumenta elektroniskā kopija, vairs nav jāpārskata daudzās mapes, lai atrastu interesējošo rēķinu – to ērti un ātri, jebkurā laikā iespējams apskatīt sistēmā. No šī dokumenta, iespējams uzreiz veikt pamatlīdzekļa, noliktavas preces vai mazvērtīgā inventāra pieņemšanu.
    • Rēķiniem, kas tiek saņemti elektroniskā veidā (Statoil, Neste, Lattelecom, LMT, CityCredit), nav nepieciešams veikt manuālu apstrādi. Izmantojot automātisko failu importu, rēķins jau pilnībā apstrādāts nokļūst sistēmā. Sistēma pilnībā automatizēti veic degvielas vai stāvvietu automātisku sadali pa transporta līdzekļiem, vai sakaru izdevumu sadalījumu pa struktūrvienībām.

Grāmatvedim programmā ir jāveic tikai viena vienīga funkcija – kontrolēt un pārbaudīt.
Ikdienas darbā vienu un to pašu sistēmu var izmantot viss uzņēmums, bet grāmatvedības uzskaites datus iespējams koriģēt un kontrolēt tikai grāmatvedim. Neviens neko no ievadītā nevar sabojāt un nekas nenotiek bez grāmatveža ziņas.
Jūs teiksiet – ko tad pārējie saprot no grāmatvedības? Protams, nesaprot, tādēļ sistēma ir izstrādāta tā, lai tajā viegli varētu strādāt gan vieni, gan otri.

Līgumi, pieņemšanas – nodošanas akti un citi dokumenti

Līdzīgi kā ienākošos rēķinus vai pavadzīmes, arī noslēgtos līgumus, dažādus piedāvājumus no sadarbības partneriem iespējams elektroniskā veidā uzglabāt un vajadzības gadījumā ērti tos apskatīt no jebkuras vietas sistēmā.